Ålandsbanken Abp: Bolagsstämmokallelse

Ålandsbanken Abp
Kallelse till årsstämma
21.2.2024 kl. 17.30 EET

Bolagsstämmokallelse

Aktieägarna i Ålandsbanken Abp kallas till ordinarie bolagsstämma som hålls tisdagen den 26 mars 2024 kl. 15.00 i Alandica Kultur & Kongress, Strandgatan 33, Mariehamn.

Mottagandet av personer som har anmält sig till stämman och utdelning av röstsedlar börjar nämnda dag kl.14.00.

A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman

På bolagsstämman behandlas följande ärenden:

1. Öppnande av stämman
2. Konstituering av stämman
3. Val av protokolljusterare och övervakare av rösträkningen
4. Konstaterande av stämmans laglighet
5. Konstaterande av närvaro vid stämman och fastställande av röstlängden
6. Framläggande av bokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse för år 2023

Verkställande direktörens översikt.

7. Fastställande av bokslutet

8. Beslut om disposition av den vinst som balansräkningen utvisar och dividendutdelning

Styrelsen föreslår att i dividend för räkenskapsperioden 1.1.2023 - 31.12.2023 utbetalas 2,40 euro per aktie samt att därtill utbetalas en tilläggsdividend om 0,25 euro per aktie. Avstämningsdagen för dividendutbetalningen är torsdagen den 28 mars 2024 och utbetalningsdagen är måndagen den 8 april 2024.

9. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsemedlemmarna och verkställande direktören för räkenskapsperioden 1.1.2023-31.12.2023

10. Behandling av ersättningsrapport

11. Behandling av ersättningspolicy

Ersättningspolicyn kommer att finnas tillgänglig på bankens hemsida www.alandsbanken.fi/bolagsstamma senast den 5 mars 2024.

12. Beslut om antalet styrelsemedlemmar

Antalet styrelsemedlemmar föreslås fastställas till sju styrelsemedlemmar.

13. Beslut om styrelsemedlemmarnas arvoden

Styrelsen föreslår att årsarvodet för ordförande höjs från 35 000 euro till 37 000 euro, för vice ordförande från 30 000 euro till 31 500 euro samt för medlem från 28 000 euro till 29 000 euro. Styrelsen föreslår vidare att mötesarvodet per bevistat möte för ordförande (1 000 euro) och för medlem (750 euro) är oförändrade.

Antecknas att mötesarvodet för styrelseledamöters deltagande i av styrelsen tillsatta kommittéers möten är 750 euro för medlem och 1 000 euro för kommittéordföranden. Antecknas därtill att ersättning för rese- och logikostnader samt dagtraktamenten utgår i enlighet med Skatteförvaltningens anvisningar och bankens reseriktlinjer. 

14. Val av styrelsemedlemmar

Styrelsen föreslår återval av styrelsemedlemmarna Anders Å Karlsson, Nils Lampi, Mirel Leino-Haltia, Christoffer Taxell, Ulrika Valassi och Anders Wiklöf för den mandattid som varar fram till dess att nästa ordinarie bolagsstämma avslutas.

Därtill föreslår styrelsen nyval av Malin Lombardi för den mandattid som varar fram till dess att nästa ordinarie bolagsstämma avslutas. Lombardi har samtyckt till valet.

15. Beslut om revisorernas arvode

Styrelsen föreslår att revisorernas arvoden utgår enligt räkning.

16. Beslut om antalet revisorer

Antalet revisorer föreslås vara oförändrat, det vill säga en ordinarie revisor.

17. Val av revisorer

Styrelsen föreslår återval av KPMG Oy Ab med huvudansvarig revisor CGR Henry Maarala för den mandattid som varar fram till dess att nästa ordinarie bolagsstämma avslutas.

18. Bemyndigande av bolagets styrelse att besluta om emission av aktier, optionsrätter och andra särskilda rättigheter som berättigar till aktier

Styrelsen föreslår att bolagsstämman bemyndigar styrelsen att besluta om emission av aktier, optionsrätter och andra särskilda rättigheter som berättigar till aktier som avses i aktiebolagslagens 10 kapitel 1 § vilket skulle ersätta det tidigare av den ordinarie bolagsstämman 3.4.2019 utfärdade emissionsbemyndigandet om 3 000 000 B-aktier.

Bemyndigandet avser en eller flera emissioner mot vederlag eller vederlagsfria emissioner och kan även avse avyttring av egna aktier.

Bemyndigandet avser aktier i serie B. Det sammanlagda antalet aktier som med stöd av bemyndigandet kan emitteras (inklusive aktier som emitteras på grund av särskilda rättigheter) skall inte överstiga 3 000 000 aktier.

Styrelsen beslutar om villkoren för emissionen aktier, optionsrätter och andra särskilda rättigheter. Dessa emissioner får ske med avvikelse från aktieägares företrädesrätt till aktier i bolaget (riktad emission). Bemyndigandet kan i sådana fall utnyttjas för företagsförvärv eller för att finansiera och genomföra arrangemang som hör till affärsrörelsen eller som ett led i att förverkliga incentivprogram inom bolaget.

Styrelsen har enligt förslaget också rätt att bestämma om teckningspriset helt eller delvis ska avsättas till fonden för inbetalt fritt eget kapital eller tas upp i aktiekapitalet.

Bemyndigandet är i kraft fem år, till och med 26.3.2029.

Avslutande av stämman

B. Bolagsstämmohandlingar

Styrelsens ovan nämnda förslag, denna kallelse samt övriga handlingar som enligt aktiebolagslagen ska finnas tillgängliga, finns vid bolagsstämmokallelsens publicering eller vid annat särskilt angivet datum på Ålandsbanken Abp:s webbsida www.alandsbanken.fi.

Styrelsens förslag och bokslutshandlingarna finns också tillgängliga på huvudkontoret och vid bolagsstämman. Kopior av dessa handlingar samt av denna stämmokallelse skickas på begäran till aktieägarna.

C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman

1. Aktieägare som är antecknade i bolagets aktieägarförteckning

Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som den 14 mars 2024
(bolagsstämmans avstämningsdag) har antecknats som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning som förs av Euroclear Finland Ab. Aktieägare vars aktier är registrerade på dennes personliga finska värdeandelskonto är antecknad som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning.

Aktieägare som vill delta i bolagsstämman ska anmäla sig senast torsdagen den 21 mars 2024 kl. 12.00.

Anmälan till bolagsstämman kan göras:
a) elektroniskt via websidan www.alandsbanken.fi/bolagsstamma;
b) per telefon på numret 018-29 011; eller
c) per brev till Ålandsbanken Abp, PB 3, AX-22101 Mariehamn.

I samband med anmälan ska anges aktieägarens namn, personbeteckning/FO-nummer, telefonnummer samt namnet på ett eventuellt biträde eller ombud och ombudets personbeteckning anges. De personuppgifter som aktieägarna överlåter till Ålandsbanken Abp används endast för ändamål som hänför sig till bolagsstämman och för behandlingen av därtill anknutna registreringar.

Aktieägare eller dennes representant eller ombud ska vid behov på mötesplatsen kunna styrka sin identitet och/eller behörighet.

2. Ägare till förvaltarregistrerade aktier

Ägare till förvaltarregistrerade aktier har rätt att delta i bolagsstämman med de aktier på basis av vilka denne skulle ha rätt att på bolagsstämmans avstämningsdag 14 mars 2024 vara antecknad i aktieägarförteckningen som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. Deltagande förutsätter ytterligare att aktieägaren på grundval av dessa aktier senast den 21 mars 2024 kl. 10.00 har antecknats i den tillfälliga aktieägarförteckning som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. För de förvaltarregistrerade aktiernas del ska detta räknas som
anmälan till bolagsstämman. Ändringar i aktieägandet efter bolagsstämmans avstämningsdag påverkar inte rätten att delta i bolagsstämman eller aktieägarens röstetal.

Anmälan görs av egendomsförvaltarens kontoförvaltare senast vid ovan nämnda tidpunkt. Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas att i god tid begära anvisningar av sin egendomsförvaltare gällande aktieägarens införande i den tillfälliga aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter samt anmälan till bolagsstämman. Egendomsförvaltarens kontoförande institut anmäler ägare till förvaltarregistrerade aktier som vill delta i bolagsstämman att införas i bolagets tillfälliga aktieägarförteckning senast vid ovannämnda tidpunkt.

3. Ombud och fullmakter

Aktieägare får delta i bolagsstämman och där utöva sina rättigheter genom ombud.
Aktieägarens ombud ska visa upp en daterad fullmakt eller på annat tillförlitligt sätt visa sin rätt att företräda aktieägaren.

Om en aktieägare företräds av flera ombud på bolagsstämman, vilka företräder aktieägaren med aktier som förvaras på olika värdeandelskonton, ska det i samband med anmälan uppges med vilka aktier varje ombud företräder aktieägaren.

Originalet av eventuella fullmakter bör sändas till Ålandsbanken Abp, PB 3, AX-22101 Mariehamn och vara bolaget tillhanda innan anmälningstidens utgång. Vänligen märk kuvertet ”bolagsstämma”. Alternativt kan en kopia av fullmakten sändas per e-post till adressen bolagsstamma@alandsbanken.fi varvid fullmakten ska uppvisas i original på bolagsstämman.

4. Övriga anvisningar och information

Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman har frågerätt beträffande ärenden som behandlas vid bolagsstämman i enlighet med 5 kap. 25 § i aktiebolagslagen.

På dagen för denna stämmokallelse uppgår det totala antalet aktier i Ålandsbanken Abp till 6 476 138 aktier i A-serien, vilka representerar 129 522 760 röster och 8 831 649 aktier i B-serien, vilka representerar 8 831 649 röster, eller sammanlagt 15 307 787 aktier och 138 354 409 röster. Varje A-aktie har på bolagsstämman 20 röster och varje B-aktie en röst, dock med beaktande av den rösträttsbegränsning som stadgas i bolagsordningen 7 §.

Mariehamn den 21 februari 2024  

Styrelsen